Documentación que evidencia la existencia de un SG-SST.

La finalidad mas importante del Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL) es la de prevenir los Accidentes de Trabajo y la Enfermedad Laboral (ATEL) y pagar las prestaciones asistenciales y económicas cuando quiera que dichos siniestros se presenten.

La obligación, a cargo del empleador, de brindar protección y seguridad al trabajador en el marco del contrato de trabajo y dentro de las actividades derivadas de él, se encuentra establecida en el artículo 56 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) que la letra indica:



“ARTICULO 56. OBLIGACIONES DE LAS PARTES EN GENERAL. De modo general, incumben al {empleador} obligaciones de protección y de seguridad para con los trabajadores, y a éstos obligaciones de obediencia y fidelidad para con el {empleador}.”

De tal manera que se espera del empleador que, en las actividades relacionadas directa o indirectamente con el contrato de trabajo, el empleador despliegue conductas en las que proteja al trabajador de los riesgos a los que lo expone en virtud de la ejecución del contrato de trabajo.


Los documentos que evidencian la existencia de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), así como de su cumplimiento pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de estos y en custodia del responsable del desa­rrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).


La documentación sobre el programa y en general sobre el SGSST, debe ser conservada por el empleador de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida y su conservación puede hacerse de forma electrónica siempre y cuando se garantice la preservación de la información.


Específicamente, los registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo; deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.


Como se puede observar el legislador faculta al empleador o contratante para que elabore, recolecte y almacene los documentos relativos al SGSST y en este caso, sobre el programa de capacitación, en cualquier medio e incluso a través de mensajes de datos siempre y cuando garantice la preservación e integridad de la información.

Por lo tanto, al no exigir la Ley de manera expresa formalidad alguna para estos documentos, consideramos que las evaluaciones que se realicen a los colabores sobre las capacitaciones de SST pueden ser virtuales a través de cualquier plataforma o aplicativo que permita garantizar la autenticidad, integridad y disponibilidad de la información para posterior consulta. De esta misma manera, es válida la firma de los colaboradores a través de mensajes de datos siempre que el método o medio sea apropiado y confiable y se pueda identificar al iniciador del mensaje y su aprobación en el contenido de este.

Los mensajes de datos gozan de admisibilidad y fuerza probatoria según el Código General del Proceso en toda actuación administrativa o judicial.



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