¿Quién debe firmar los documentos del SG-SST?

El Decreto 1072 de 2015 establece que el empleador es el principal responsable de diseñar, implementar, mantener y mejorar continuamente el SG-SST. Esto significa que la responsabilidad por el cumplimiento de la normativa en seguridad y salud en el trabajo recae sobre la empresa, sin perjuicio de que algunas actividades técnicas sean desarrolladas por profesionales en SST, consultores externos o las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL).

Aunque con frecuencia estos términos se utilizan como sinónimos, jurídicamente tienen un significado diferente.

El empleador es la persona natural o jurídica que mantiene la relación laboral con sus trabajadores y sobre quien recaen las obligaciones previstas en la legislación laboral. El representante legal, por su parte, es quien actúa en nombre de la empresa y expresa su voluntad frente a terceros.

En otras palabras, cuando el empleador es una persona jurídica, sus actuaciones se materializan a través del representante legal, pero ambos conceptos no son equivalentes.

Ahora bien, la normativa hace una diferencia importante entre los principales documentos del SG-SST.

La Política de Seguridad y Salud en el Trabajo debe estar fechada y firmada por el representante legal de la empresa. Así lo exigen el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019, que incluyen este requisito como parte de los estándares mínimos del Sistema. En este caso, la firma no puede ser delegada.

Distinto ocurre con el Plan Anual de Trabajo, el cual debe estar firmado por el empleador y por el responsable del SG-SST. Como la norma no exige expresamente que la firma corresponda al representante legal, esta puede ser realizada por otro representante del empleador que cuente con funciones de dirección o administración, siempre que actúe dentro de sus competencias.

Por el contrario, aunque las ARL, asesores externos y consultores especializados desempeñan un papel importante en el diseño, implementación y mejora del SG-SST, ninguno de ellos adquiere la calidad de empleador ni representa jurídicamente a la empresa. Su participación es de carácter técnico y de acompañamiento, mas no de representación legal.

Delegar actividades del SG-SST no significa delegar la responsabilidad legal. La empresa continúa siendo la obligada a garantizar el cumplimiento de la normativa, razón por la cual resulta fundamental identificar qué documentos requieren la firma del representante legal y cuáles pueden ser suscritos por otros representantes autorizados.

Una adecuada gestión documental no solo facilita el cumplimiento de los estándares mínimos del SG-SST, sino que también reduce riesgos frente a inspecciones del Ministerio del Trabajo y fortalece la cultura de prevención dentro de la organización.

Por: Equipo Jurídico La Sociedad de Asesores Legales S.A.S.

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