¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos diligenciados por contratistas?


De acuerdo con el Decreto 1072 de 2015, se deben adoptar medidas para la conservación de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con el fin de asegurar su integridad funcional.

“Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo. La conservación puede hacerse de forma electrónica de conformidad con lo establecido en el presente capítulo siempre y cuando se garantice la preservación de la información.”

(…)


“deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa…”

Ahora bien, la empresa contratante puede conservar copia de los permisos de trabajo de los contratistas por un tiempo inferior, pues es la empresa contratista quien los debe conservar por 20 años después de la desvinculación del trabajador, lo anterior teniendo presente que cada contratante o empleador es responsable de su propio SG-SST.

En consecuencia, se recomienda en caso de haberse otorgado permisos de trabajo antes de un accidente de trabajo o cuando estén involucrados trabajadores con enfermedades laborales, se conserven los documentos todo el tiempo que le sea posible, incluso más de los 20 años establecido normativamente, pues cada siniestro implica la posibilidad de que se presente una reclamación administrativa o judicial, en la que sea necesario aportar la documentación como prueba.


Incluso, si se pudiera asumir que tan solo se deben conservar durante 3 años después del siniestro, porque el término de prescripción de reclamación de los derechos sociales es también de 3 años, existen maneras de interrumpir esa prescripción como lo establece el artículo 151 del Código Procesal del Trabajo, por consiguiente, sería necesario ampliar ese tiempo.


“ARTICULO 151. PRESCRIPCION. Las acciones que emanen de las leyes sociales prescribirán en tres años, que se contarán desde que la respectiva obligación se haya hecho exigible. El simple reclamo escrito del trabajador, recibido por el {empleador}, sobre un derecho o prestación debidamente determinado, interrumpirá la prescripción, pero sólo por un lapso igual.”


Además, existen variables que le permiten al titular de esos derechos laborales suspender el conteo del tiempo de dicha prescripción, por ejemplo, no corre el termino de prescripción, mientras se es menor de edad o cuando se demuestra que por alguna razón, como la invalidez o la enfermedad grave, el titular de los derechos sociales estaba en incapacidad de reclamar o demandar, así lo ratificó la Corte Suprema de Justicia en Sentencia SL10641-2014



La ley laboral establece una prescripción que, frente a la prevista en otras legislaciones, puede considerarse de corto tiempo, que procura la reclamación rápida, consecuente con la necesidad de definir ágilmente las controversias surgidas de una relación de trabajo. Sin embargo, esta proyección cede en ciertas situaciones especiales en las que el Estado debe especial protección a determinadas personas, entre las cuales están los menores de edad, para quienes no corre el término extintivo de la prescripción, mientras estén en imposibilidad de actuar. Vale decir, que deja de operar en el momento en que alcanzan la mayoría de edad, o cuando su representante ejerce en su nombre el derecho de acción y en desarrollo del mismo presenta la demanda que corresponda.”


En conclusión, consideramos razonablemente que, la empresa contratante puede conservar copia de los permisos de trabajo de los contratistas por un tiempo inferior a los 20 años, sin embargo, se recomienda en caso de haberse otorgado permisos de trabajo antes de un accidente de trabajo o cuando estén involucrados trabajadores con enfermedades laborales, se conserven los documentos todo el tiempo que le sea posible, incluso más del término establecido normativamente.

Por: Dra. Ana Milena Rodríguez.

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