¿Es válido firmar los permisos de trabajo de manera digital?


Los permisos de trabajo electrónicos se pueden emitir siempre y cuando se cuente con firma electrónica o firma digital. Si no se hace la firma digital correctamente, existe el riesgo de que el permiso de trabajo no tenga validez.


La firma digital de acuerdo con la definición establecida en la Ley 597 de 1999 es “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.” Para su implementación es necesario buscar un proveedor de firmas digital y que ese proveedor le ponga un sello digital a la firma y quede como autenticado. Sin embargo, los permisos de trabajo no deben contener firma autenticada, por lo tanto, podría realizarse con firma electrónica y para ello es importante conocer su definición.


La firma electrónica está definida en el Decreto 2364 de 2012, actualmente complicado en el Decreto 1074 de 2015, y establece que es: “Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.”


Por lo tanto, este sistema sirve para identificar quien emite el consentimiento en el documento o el permiso y se puede utilizar varios métodos, por ejemplo:


  1. Con algo que solamente la persona sabe: Como un usuario y contraseña. Es un nivel básico muy vulnerable, porque las personas pueden compartir la contraseña y usuario

  2. Con algo que la persona tenga: Por ejemplo, toquen físicos, toquen móvil donde se utiliza el celular de la persona. Es un nivel medio.

  3. Con algo que la persona es: Por ejemplo: Datos Biométricos como huellas, voz, iris. Nivel Alto.

El costo de la implementación dependerá del modo de verificación de la identidad.

Se recomienda la implementación de una firma electrónica con una combinación de nivel básico y medio. Donde el sistema tenga la capacidad de identificar a quien emite el permiso de trabajo a través de usuario y contraseña y a su vez enviando un código al celular u otro mecanismo.


Para lo anterior, debe realizarse un Reglamento de uso de estos medios, en el cual se definan los criterios de faltas graves o responsabilidad, como por ejemplo, la prohibición de que otro trabajador firme permisos de trabajo con autorización del responsable a cargo.


Los documentos firmados escaneados son copias, en mayoría de casos se aceptan las copias, pero se pueden desconocer y puede perder su criterio original dentro de un proceso legal. Por lo tanto, se recomienda mantener en el archivo los documentos originales.


Se recomienda guardar los documentos por 20 años o más donde hubo un siniestro como accidente de Trabajo o enfermedad laboral y los demás en un sistema de retención de documentos por menor tiempo o de acuerdo con el criterio del empleador.

Por: Dra Ana Milena Rodriguez Tovar.

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