Firma digital de los informes de investigación de los accidentes de trabajo.


Los informes de investigación de los accidentes de trabajo por regla general deben estar firmados por el representante legal del aportante o su delegado y ser remitidos a la respectiva Administradora de Riesgos Laborales en los términos fijados en la normatividad. Así mismo, en el informe se debe relacionar el lugar, dirección, fecha(s) y hora(s) en que se realiza la investigación; nombres, cargos, identificación y firmas de los investigadores y del representante legal. Es decir, que es una exigencia normativa que las investigaciones se encuentren firmadas por las personas que en él intervienen.


La Resolución 1401 de 2007 no establece de manera específica el medio en el que deben constar las investigaciones de los accidentes de trabajo, ni mucho menos exige un tipo de firma por parte de los obligados, pues para ese momento prevalecía la gestión documental física y las firmas manuscritas y el uso de las herramientas digitales no eran lo que son actualmente sobre todo teniendo en cuenta la digitalización masiva que se está viviendo como consecuencia de la pandemia del COVID-19.



No obstante, se puede observar el tránsito que el legislador ha hecho hacia la conservación electrónica de muchos documentos y específicamente los relacionados con la seguridad y salud en el trabajo en disposiciones como el Decreto 1443 de 2014 y recientemente con el Decreto 526 de 2021 sobre la firma electrónica del contrato de trabajo compilados en el Decreto 1072 de 2015, que constituyen disposiciones que sirven de parámetro para otras áreas que no han sido reguladas de manera concreta en virtud del principio de analogía como sería en este caso en donde consideramos que tanto las investigaciones de los accidentes de trabajo como las firmas de los que en ellas intervienen pueden constar en medios digitales toda vez que no existe disposición normativa que lo prohíba y es una acción apenas lógica para las condiciones en las cuales se están desarrollando las relaciones laborales.


Particularmente sobre las firmas en el contexto digital es necesario precisar su naturaleza jurídica en donde se encuentra que la firma electrónica y la firma digital son formas de identificación personal, que pueden ser empleadas para cumplir funciones de identificación, de la integridad de un mensaje de datos y el no repudio del mismo.


La firma electrónica es el concepto genérico a través del cual se identifica un firmante asociado a un mensaje de datos y se entiende su aprobación al contenido del mismo, mientras que la firma digital es una especie de firma electrónica. Cualquiera de las dos tendrá efectos legales siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos en la Ley, esto es a grandes rasgos, que permita identificar a una persona en relación con un mensaje de datos siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.


Por un lado, la firma electrónica es aquella obtenida por métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso así como cualquier acuerdo pertinente, de acuerdo con el artículo 2.2.2.47.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 o la norma que lo modifique, complemente o sustituya; mientras que la firma digital es entendida como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado o después de efectuada la transformación, de acuerdo con la Ley 527 de 1999.


La parte que provee los métodos de firma electrónica en general deberá asegurarse de que sus mecanismos o los contratados con terceros son técnicamente seguros y confiables para el propósito de los mismos, por lo que, se concluye válidamente que la Empresa podrá utilizar cualquier mecanismo técnico para el desarrollo de las investigaciones de los accidentes de trabajo y las firmas de los que en ellas intervienen siempre y cuando se garantice la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos teniendo en cuenta además las disposiciones sobre tratamiento de datos personales.


Ahora bien, los requisitos legales que ya se han indicado, referentes a firmas electrónicas, no se consideran cumplidos con las firmas escaneadas, ya que cualquier persona podría utilizar una imagen de una firma para validar el consentimiento de otra, lo que naturalmente iría en contra de la seguridad de cualquier proceso o la fuerza de las evidencias para demostrar el cumplimiento de las obligaciones legales.


En conclusión, los informes de las investigaciones de accidentes de trabajo pueden ser firmados a través de cualquier tipo de firma electrónica siempre y cuando se cumplan los requisitos señalados para lo cual puede bastar un mensaje de datos como por ejemplo la firma a través de usuario y contraseña, un token físico o virtual o cualquier otro método que, en forma electrónica, cumpla con la función identificadora y que pueda ser consultado posteriormente, el cual tendrá validez jurídica en los términos del artículo 244 del Código General del Proceso.

Por: Dr. Martín José Sánchez Esquivel.


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