Si está usted pensando en dar el salto tecnológico y le preocupa que la legalidad de su sistema de gestión se vea afectado, debe usted saber al respecto que como respuesta preliminar para el tema debemos indicar que, en general es viable la digitalización del sistema de gestión, pues está expresamente permitida por la ley. Así mismo contamos en Colombia, desde hace años, con un régimen para documentos electrónicos.
Ahora bien, causa intriga sobre el salto tecnológico, que la firma de los documentos que debe contener el sistema de gestión mantengan así mismo su legalidad y veracidad, pues es importante entender, que si la información del sistema, se va a manejar al interior de la empresa de manera digital, la aprobación de los documentos que requieran firma, deben igualmente mantener un margen de legalidad autentica.
Para las firmas en los documentos es indispensable aclarar previamente que:
1. Se debe establecer qué documentos van a requerir firma en el medio virtual, teniendo en cuenta que se debe tratar de documentos en los que la ley exija su firma (Como por ejemplo la política de SST) y otros en los que, por excepción y por razones corporativas se exija. Se debe buscar que sean los menos posibles.
En este punto se debe tener en cuenta que son muy pocos los documentos del SG - SST en los que se obliga a contar con una firma de manera expresa, la mayoría de veces que las pedimos en los documentos físicos es por la facilidad con que se puede conseguir la firma y porque se cree erróneamente que es la única manera de probar la aprobación de un documento o la manifestación de estar de acuerdo con su contenido.
2. Es importante establecer un acuerdo con los trabajadores responsables de esas firmas en los que se establezca el compromiso de uso de un usuario, clave o cualquier otro mecanismo de verificación de identidad, de manera que el sistema de gestión tenga su propio modo de verificación de firmas virtuales.
