Cuanto tiempo deben guardarse los documentos de los trabajadores y contratistas de una empresa.

Al revisar lo correspondiente a la documentación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), encontramos que efectivamente la organización debe mantener disponibles y debidamente actualizados los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales de acuerdo con la normatividad vigente (Decreto 1072 de 2015. Por Medio Del Cual Se Expide El Decreto Único reglamentario Del Sector Trabajo, 2015a) sin que se haga diferencia si esos reportes e investigaciones que se deben conservar correspondan a los trabajadores directos únicamente o también incluyen los de los contratistas, de tal manera que se deben conservar los correspondientes a los de los trabajadores directos y los relacionados con los accidentes y enfermedades ocurridas también a los contratistas.


Visto lo anterior, se pregunta cuanto tiempo se deben conservar esos documentos dentro del SG – SST, y en la búsqueda de esa respuesta encontramos que, para el caso de los relacionados con los trabajadores directos de la organización, los siguientes documentos deben ser conservados durante 20 años, a partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa (Decreto 1072 de 2015. Por Medio Del Cual Se Expide El Decreto Único Reglamentario Del Sector Trabajo, 2015b):



1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.

“2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo, los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente;

“3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo;

“4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo; y

“5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal”


Y que, para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.


Es decir que para la documentación relativa a los empleados directos de la organización encontramos un parámetro claro de 20 años después de la desvinculación del ultimo trabajador que aparezca en ellos, pero para los contratistas el parámetro es simplemente el que establezca el empleador desde la legislación vigente.


Ahora bien, poca o nula reglamentación en el sector privado en lo atinente a las obligaciones de conservación de los documentos laborales existe, debiéndonos entonces remitir a los parámetros comerciales o contables y a algunos fallos en materia de seguridad social en lo referente a pensiones, que tocan tangencialmente el tema del archivo del empleador privado.


Es así que, en materia comercial y contable, encontramos que los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta (Ley 962 de 2005. Por La Cual Se Dictan Disposiciones Sobre Racionalización de Trámites y Procedimientos Administrativos de Los Organismos y Entidades Del Estado y de Los Particulares Que Ejercen Funciones Públicas o Prestan Servicios Públicos., 2005).


Así mismo tenemos la Sentencia T 926 del 06 de diciembre de 2013 del magistrado ponente Mauricio González Cuervo, en la que se señaló que:


“DEBER DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS-Obligación de las empresas de guardarla historia laboral de sus trabajadores si bien, no existe una norma que le imponga a las empresas guardar la información referente al tiempo, a las funciones y al salario de sus extrabajadores, el artículo 57, en el numeral 7, establece como obligación del empleador entregar “al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en que conste el tiempo de servicio, la índole laboral y el salario devengado”, esta obligación por parte del empleador debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador se la expida.

“Sin embargo, cuando la empresa tenga dificultades para suministrar la información solicitada por el empleado, ya sea porque se extravió, se desapareció o simplemente no se tuvo la precaución de guardar esta información, esta deberá realizar un esfuerzo por suministrar la solicitado de acuerdo con los archivos que tiene bajo su custodia, y si fuere el caso deberá intentar reconstruir el expediente laboral del solicitante, si definitivamente le resulta imposible suministrarle dicha información deberá indicarle al peticionario la entidad, dependencia o el procedimiento a seguir para lograr obtener lo requerido y de esta manera satisfacer el derecho a la información.” (Sentencia T-926 de 2013, 2013)


De lo anterior se puede determinar que, el empleador tendría la obligación de custodiar y facilitar la información solicitada por el trabajador directo, aun cuando ya no exista relación laboral vigente y por mucho tiempo más, dado el carácter imprescriptible de las prestaciones pensionales. Sin embargo, esa claridad que se tiene para el trabajador directo, no se tiene para los papeles de los contratistas.


Es decir que, frente al vacío jurisprudencial y normativo en la materia, se reitera que el empleador deberá definir con su propio criterio, cuanto tiempo debe guardar los documentos atinentes a las investigaciones de las enfermedades laborales y los accidentes del trabajo de sus contratistas, para lo cual deberá atender a los criterios de necesidad y beneficio que normalmente se tienen en cuenta para la toma de las decisiones empresariales.



Está claro que la finalidad de conservar los documentos en un archivo es mantener una evidencia de las actividades o circunstancias que se van presentado en la vida empresarial, de manera que cuando las autoridades o las partes interesadas pidan cuentas sobre lo que se hizo o soliciten la evidencia de una determinada acción, se cuente con ese material para responder con solvencia ante tales solicitudes. Lo anterior, sin perjuicio de que una organización pudiere, de manera excepcional, tener fines de conservación artísticos, académicos, culturales o históricos. En efecto, la utilización, el servicio documental, es el fin último y primordial del archivo, que es fundamentalmente un servicio de documentación e información. Este servicio debe prestarse en primer lugar a la entidad productora de los documentos y, después, si son ya totalmente accesibles, al público en general. (Fuster Ruiz, 1999).


Brindamos asesoría legal en esta materia, conozca como podemos ayudarlo aquí: https://www.legalsas.com/servicios-que-ofrecemos

Contáctanos por WhatsApp por aquí: https://api.whatsapp.com/send?phone=+573152866456&text=Hola%20estoy%20interesado%20en%20su%20asesoría%20legal


660 vistas0 comentarios