¿Es válido tener registros electrónicos digitales de asistencia a las capacitaciones de SST?

Es totalmente válido el registro de la asistencia y participación de los colaboradores en las capacitaciones en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) mediante medios digitales o virtuales firmados electrónicamente para este efecto, siempre que estén disponibles y sean verificables, para lo que tendrán el mismo valor probatorio que los físicos ante cualquier reclamación judicial y/o administrativa.

Si bien la normatividad aplicable exige al empleador o contratante tener constancias y/o evidencias del desarrollo de las actividades de capacitación y formación en SST a los empleados, no se impone un medio o mecanismo específico para ello, por lo que consideramos que el cumplimiento de dichas obligaciones puede acreditarse a través de documentos electrónicos siempre y cuando estén disponibles y sean verificables.

En específico y sobre la documentación relacionada con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el artículo 2.2.4.6.12., en los parágrafos 1 y establece que:

“Parágrafo 1°. Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de estos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Parágrafo 2°. La documentación relacionada con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), debe estar redactada de manera tal, que sea clara y entendible por las personas que tienen que aplicarla o consultarla. Igualmente, debe ser revisada y actualizada cuando sea necesario difundirse y ponerse a disposición de todos los trabajadores, en los apartes que les compete (…)”.

Los cuales además se deben conservar de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida, lo que constituirán los requisitos mínimos para garantizar el cumplimiento y verificación de tales obligaciones, sin perjuicio de las particularidades que se puedan exigir según cada actividad.

Así mismo, el registro debe ser trazado mediante firmas electrónicas ya que tienen como fin garantizar la trazabilidad del documento y la identificación de las personas asistentes. En este sentido, el registro de asistencia mediante la suscripción de un formulario electrónico puede resultar adecuada, siempre que se realice utilizando el correo electrónico corporativo del asistente o, en su defecto, el correo personal previamente reportado a la empresa.

Ahora, tales documentos electrónicos como mensajes de datos por disposición legal tienen validez jurídica y probatoria en tanto sean accesibles para consultas posteriores y de su contenido se pueda verificar su origen e integridad, reconociéndose el mismo valor que los físicos.

 Por: Equipo Jurídico La Sociedad de Asesores Legales S.A.S.

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