Manejo de historias clínicas en caso de liquidación de entidades del SGSSS


Teniendo en cuenta que la historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, este documento solo puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente titular o en los casos previstos por la ley; las autoridades de manera específica revieron que cuando una Entidad perteneciente al SGSSS se encuentre en liquidación o a liquidar y tenga bajo su custodia historias clínicas deberá en cuanto a su manejo, en principio, entregarlas a los respectivos usuarios, representantes legales o apoderados de aquellos antes del cierre de la liquidación o del servicio, esto último para el caso del profesional independiente, y dejar constancia teniendo como referente el formato de inventario documental regulado por el artículo séptimo del Acuerdo 042 de 2002, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación o las normas que lo modifiquen o sustituyan.



De tal manera que, si se trata de historias clínicas ocupacionales de trabajadores con los que sea posible tener un contacto directo, por estar activos en la organización, se debe obtener su consentimiento para le remisión de sus historia clínica ocupacional al prestador de los servicios de evaluaciones medicas vigente en la organización de conformidad con los numerales 4 y 5 de la Resolución 2346 del Ministerio de Protección Social, la cual establece:


ARTÍCULO 17. GUARDA DE LAS EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES Y DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS OCUPACIONALES. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 1918 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Para la custodia y entrega de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las historias clínicas ocupacionales se aplicarán las siguientes reglas:

“(…)

“4. En el evento que los documentos de la historia clínica ocupacional se encuentren en diversas instituciones, la entidad o persona competente que requiera información contenida en ellos, podrá solicitar copia de los mismos a la entidad que los tiene a su cargo, previa autorización del paciente.

“5. El responsable de la custodia debe dejar constancia del traslado de la copia de la historia clínica ocupacional entre entidades, mediante acta o registros de entrega y devolución, las cuales deberán ir firmadas por los funcionarios responsables de su custodia.”


Ahora bien, si no se trata de historias clínicas ocupacionales de trabajadores activos, se recomienda seguir el trámite de entrega directa a sus titulares, de conformidad con el reglamento vigente, para efecto de dicha entrega, la Entidad tiene que publicar como mínimo dos (2) avisos en un diario de amplia circulación nacional con un intervalo de ocho (8) días, en los que indicarán el plazo y las condiciones para la entrega, plazo que podrá extenderse hasta por dos (2) meses más, contados a partir de la publicación del último aviso.

De no ser posible la entrega de la historia clínica al usuario o a su representante legal o apoderado en los términos señalados, el liquidador de la empresa o el profesional independiente levantará un acta con los datos de quienes no las recogieron y procederá a remitirla junto con las historias clínicas, a la Entidad Promotora de Salud a la que se encuentre afiliado el usuario.


Copia del acta se remitirá a la Superintendencia Nacional de Salud para lo de su competencia y a la entidad departamental o distrital de salud correspondiente, quien deberá conservarla en su archivo a fin de informar al usuario o a la autoridad competente, bajo la custodia de qué Entidad Promotora de Salud se encuentra la historia clínica.


Las actas deberán ir acompañadas de un inventario documental, en los términos del artículo 7 del Acuerdo 042 de 2002 o las normas que lo modifiquen o sustituyan. De lo anterior se observa que no es imperativo solicitar a la EPS la recepción de la historia clínica con un trámite especial o constancia de recibido alguno, ni que se deba seguir algún trámite específico para ello como requisito para continuar con el proceso de cierre o liquidación, sino que basta que en principio, y por regla general, que dichos documentos sean entregados al paciente usuario o sus representantes y solo ante la imposibilidad de entregarlos directamente, se enviarán a la EPS a la cual se encuentre afiliado cada uno su copia previo cumplimiento del procedimiento señalado en los términos de la Resolución 839 de 20172.


Si bien las EPS pueden encargarse la conservación y custodia de las historias clínicas cuando, por ejemplo, se ha surtido un proceso de liquidación y no se pudieron entregar a los pacientes o a sus representantes, esta no es la regla general y primero se debe agotar la oportunidad de entregarla directamente al paciente usuario, sus representantes legales o apoderados en los términos indicados en la Resolución 839 de 2017.



Adicionalmente, si se tratare de historias clínicas ocupacionales de trabajadores activos, dichas historias pueden y deben ser entregadas a la IPS o medico prestador de servicios de salud ocupacional que sea escogido por el empleador para la realización de los exámenes médicos ocupacionales de conformidad con los numerales 4 y 5 del artículo 17 de la Resolución 2346 de 2007 del Ministerio de Protección Social, previa autorización o consentimiento del paciente.


Por lo que, en el caso consultado se considera que, paralelo al trámite administrativo que se está adelantando ante cada una de las EPS a las cuales se encuentran afiliados los trabajadores atendidos en cada sede prestadora, y como medida más efectiva para efectuar el cierre se sugiere iniciar el procedimiento señalado

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