Proveedores extranjeros en Colombia: ¿qué controles debe implementar la empresa para evitar riesgos legales?

Cada vez es más frecuente que empresas colombianas reciban proveedores, contratistas o especialistas extranjeros para ejecutar actividades técnicas, realizar mantenimientos, instalar equipos o prestar servicios especializados. Aunque estas personas no tengan un vínculo laboral directo con la organización, su ingreso a las instalaciones implica responsabilidades legales que deben ser gestionadas adecuadamente.

La responsabilidad de la empresa va más allá del contrato

El hecho de que un proveedor sea extranjero o preste servicios de manera independiente no exime a la empresa contratante de asumir determinados deberes de prevención y control.

Dependiendo de las circunstancias, una organización podría enfrentar reclamaciones laborales por la configuración de un contrato realidad, responder solidariamente como contratante o incluso asumir responsabilidades civiles y penales cuando ocurran accidentes de trabajo o se ocasionen daños a terceros.

Por ello, la gestión preventiva no debe limitarse a la celebración del contrato, sino que debe abarcar todo el proceso de ingreso, permanencia y ejecución de las actividades dentro de las instalaciones de la empresa.

Controles indispensables antes del ingreso

Como parte de una adecuada gestión del riesgo, es recomendable que la empresa implemente un procedimiento de validación previo al ingreso del personal extranjero, que contemple, entre otros aspectos:

• Verificación del documento migratorio que habilite su permanencia y actividad en Colombia.

• Carta de presentación o envío emitida por el proveedor extranjero.

• Validación de pólizas o seguros aplicables.

• Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).

• Expedición de permisos de trabajo seguro cuando la actividad lo requiera.

• Entrega y verificación del uso de elementos de protección personal (EPP).

• Análisis de riesgos de la actividad a desarrollar.

• Autorización formal de ingreso y registro documental.

La Seguridad y Salud en el Trabajo aplica para todos

Las obligaciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) no dependen del tipo de vínculo contractual ni de la nacionalidad del trabajador.

Toda persona que desarrolle actividades dentro de las instalaciones de la empresa debe cumplir las medidas de prevención, los protocolos de seguridad y los requisitos técnicos exigidos por la legislación colombiana.

En actividades de alto riesgo, además, es indispensable verificar que el personal cuente con las certificaciones legalmente exigidas en Colombia. Un ejemplo es el trabajo en alturas, para el cual la capacitación debe estar certificada por entidades autorizadas conforme a la normatividad nacional.

Seguimiento durante la ejecución de las actividades

La gestión del riesgo no termina con la autorización de ingreso.

La empresa debe realizar seguimiento permanente a las actividades ejecutadas por el proveedor, supervisando el cumplimiento de los procedimientos de seguridad, el uso adecuado de los elementos de protección personal y la aplicación de los controles definidos para cada tarea.

Esta supervisión permite reducir la probabilidad de accidentes y demostrar el cumplimiento de los deberes de prevención en caso de una eventual investigación o reclamación.

La prevención es la mejor herramienta de protección jurídica

Una adecuada documentación de los requisitos de ingreso, la evaluación de riesgos y el seguimiento de las actividades constituyen mecanismos fundamentales para proteger a la organización frente a contingencias laborales, civiles y penales.

Además, el incumplimiento de la normatividad laboral puede generar que el empleador o contratante responda directamente por las prestaciones, indemnizaciones y demás garantías que lleguen a ser reclamadas por quienes desarrollan actividades en sus instalaciones.

Implementar protocolos claros para el ingreso y control de proveedores extranjeros no solo fortalece el cumplimiento normativo, sino que también protege la continuidad del negocio, la seguridad de las personas y la reputación de la empresa.

 Por: Equipo Jurídico La Sociedad de Asesores Legales S.A.S

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